Escrito por Natalia Boada
¿Recuerdas cuándo fue la última vez que evaluaste el desempeño de tus colaboradores? ¿El resultado ayudó a tu empresa a lograr objetivos con mayor eficacia? Si la respuesta a ambas preguntas es “no”, seguramente estás desaprovechando todas las ventajas que ofrece la evaluación de desempeño para el éxito de tu empresa.
¿Qué es una evaluación de desempeño?
También conocida como asesoría o revisión del desempeño, la evaluación de desempeño es el resultado de un proceso anual o semestral en el que una empresa evalúa el desempeño de un colaborador en relación a los requerimientos del puesto, con el fin de mostrarle dónde y por qué se necesitan mejoras.
Si quieres hacer de la evaluación de desempeño una fuente de información que puedas aprovechar estratégicamente, te invitamos a seguir estos 6 pasos clave.
6 pasos clave para hacer una evaluación de desempeño
- Definir objetivos de evaluación alineados con las metas de la empresa.
- Establecer expectativas y estándares de desempeño alineados con las metas organizacionales.
- Escoger el método de evaluación más adecuado.
- Definir y capacitar al evaluador de desempeño.
- Revisión de resultados y toma de decisiones por parte de Recursos Humanos.
- Retroalimentación y seguimiento a los colaboradores.
PASO 1: Definir objetivos de evaluación alineados con las metas de la empresa
Para asentar las bases de una exitosa evaluación de desempeño, primero el área de Recursos Humanos, con la colaboración de las Gerencias, deberá establecer qué objetivos de evaluación se alinean con las metas estratégicas de la empresa, y finalmente, traducirlos en las conductas del puesto a evaluar.
Si los colaboradores participan en este paso, aumentarás las posibilidades de que acepten y estén satisfechos con la evaluación de desempeño, además que te ayudarán a identificar conductas importantes para evaluar.
Recuerda comunicar y enviar por escrito los estándares de desempeño y expectativas del puesto a todos tus colaboradores. Esto facilitará que tengan claro qué es lo que se espera de ellos y qué se evaluará al final del periodo.
PASO 2: Establecer expectativas y estándares de desempeño alineados con las metas organizacionales
Luego del análisis del paso anterior, el paso siguiente es definir lo más claro posible los estándares o normas de desempeño que se esperan del puesto para el logro de las metas organizacionales. El objetivo es definir qué criterios utilizar para evaluar el desempeño de cada puesto, de manera objetiva y puntual.
Aquí, será importante definir estándares realistas, medibles y precisos. Por ejemplo, no es un buen estándar de desempeño “la capacidad de atender los pedidos de clientes de forma rápida y eficiente”, a diferencia de “el envío de todos los pedidos a clientes debe realizarse en un máximo de 24 horas desde la aceptación del pedido y con un 98% de precisión”.
PASO 3: Escoger el método de evaluación más adecuado
Escoger el método adecuado puede hacer la diferencia entre el fracaso y el éxito más rotundo en una evaluación de desempeño.
Contrario a lo que se pueda pensar, los métodos más sofisticados y que requieren más tiempo no necesariamente ofrecen información más útil. Es recomendable que, si el proceso no es liderado por un profesional especializado en el tema, se utilice un sistema de evaluación sencillo y fácil de aplicar.
Aquí te mostramos las ventajas y desventajas de los métodos de evaluación de desempeño más utilizados.
PASO 4: Definir y capacitar al evaluador de desempeño
Así como definir estándares para evaluar el desempeño, es muy importante escoger quién será el evaluador ideal.
Tradicionalmente, las empresas han escogido al supervisor o gerente para realizar la evaluación de desempeño. Y, a pesar que generalmente son los más calificados para esta función, esto no siempre es así.
Una investigación ha demostrado que las calificaciones que los gerentes otorgan a los empleados que han conocido por menos de un año son menos confiables. Lo cierto es que no hay una fórmula para decidir quién será el evaluador, pues esto dependerá del tipo de información que quieras obtener y los objetivos del proceso.
Por ejemplo, si tienes como objetivo evaluar la capacidad de liderazgo de los supervisores o jefes de área de tu empresa, sus subordinados podrían ser los evaluadores adecuados.
Antes de realizar la evaluación de desempeño, es importante capacitar al evaluador. Más que aprender a aplicar el cuestionario de evaluación, es necesario que esté en la capacidad de mirar objetivamente el desempeño de las personas. Una evaluación hecha por un evaluador no capacitado puede resultar en una retroalimentación inútil, o incluso destructiva.
PASO 5: Revisión de resultados y toma de decisiones por parte de Recursos Humanos
Hacer una evaluación de desempeño no te servirá de nada si no aprovechas la información que obtengas. Sus resultados se pueden utilizar para más que para definir aumentos y cambios de puesto.
Evaluar a los colaboradores puede ayudarte a: identificar problemas y evitar su crecimiento; identificar fortalezas que el colaborador pueda desarrollar; descartar tareas improductivas; establecer necesidades de capacitación y mucho más.
Las decisiones que se tomen a partir de los resultados deberán apuntar a mejorar la capacidad del colaborador para cumplir los estándares del paso 2.
PASO 6: Retroalimentación y seguimiento a los colaboradores
La retroalimentación es una de las etapas más importantes de este proceso. Es recomendable comunicar los resultados y discutir las decisiones de evaluación en una junta de evaluación de manera privada con el colaborador.
Una forma de ayudar a que tus colaboradores se sientan más satisfechos con la evaluación es pedirles unos días antes de la junta de evaluación, que realicen una autoevaluación de su desempeño. Ello te asegurará que conocen los criterios de evaluación y que habrán hecho un análisis previo de su desempeño antes de la retroalimentación.
Además, invitarlos a participar y opinar abiertamente aumentará el grado en el que consideran justa y útil esta evaluación. Tener diferentes opiniones está bien; el objetivo no es descubrir la “verdad”, sino trabajar en equipo para la solución de problemas.
Finalmente, se recomienda revisar y adaptar el proceso de evaluación de desempeño una vez al año para asegurarnos que están alineados a los cambios organizacionales y las metas de la empresa.
Artículo publicado el 16 de febrero 2020.